Future of the Rules for Archival Description (RAD) – Preliminary Analysis of Survey Results

January 23, 2016

On behalf of the Canadian Council of Archives (CCA) and its Canadian Committee on Archival Description (CCAD), thanks to all who took the time to complete the survey on the future of RAD. The survey closed on December 18, 2015, and we received 110 responses. The input was detailed and helpful, and it will inform the discussions that take place in Ottawa on February 4, 2016 at a national Meeting on the Future of RAD being convened by CCA. The goal of the Meeting is to arrive at some consensus (where possible) on the same issues addressed by the survey, identify options, and make recommendations to the CCA Board. A preliminary analysis of the survey results has been prepared in English only. French and English versions of the final meeting report will be made available from CCA’s website, along with other Meeting documentation, within a month or two following the event.

Twenty participants will take part in the Ottawa meeting in February. We have aimed at balancing representation across the regions and sectors of the Canadian archives community. In doing so, we are aware that this is a small group for a large issue, but logistics and budget constrain our numbers. The survey returns show Canadian archivists are engaged in this issue. Whatever the recommendations that emerge from the Meeting, the survey represents the first step (not the last) in community consultations, and there will other opportunities for input as we grapple with the future direction of archival descriptive standards in Canada.

Thank you to Library and Archives Canada for financial and logistical support and for hosting the meeting. The event will be video-recorded, and the recording will be made available online afterwards along with a bilingual summary of the meeting’s discussion. To this end, observers will be required to sign an audiovisual release form. The meeting room has space for a maximum of 20 observers, and we are also calling for a few volunteers who would be willing to tweet the event (#RADMeeting16). All those interested should RSVP to CCA at ialain@archivescanada.ca by January 27.

Sincerely,
Richard Dancy, CCAD (radancy@sfu.ca)
Christina Nichols, CCA (cnichols@archivescanada.ca)

L’avenir des Règles pour la description des documents d’archives (RDDA) : analyse préliminaire des résultats de l’enquête

Nous souhaitons remercier, au nom du Conseil canadien des archives (CCA) et de son Comité canadien de description archivistique (CCAD), tous ceux qui ont pris le temps de compléter le sondage sur l’avenir des RDDA. Lors de la fermeture du sondage le 18 décembre dernier, 110 réponses avaient été reçues. Les données recueillies se sont avérées utiles et détaillées, et contribueront à la tenue de discussions informées lors de la réunion nationale sur l’avenir des RDDA, organisée par le CCA, qui aura lieu à Ottawa le 4 février prochain. Le but de la réunion est d’arriver à un certain consensus (si possible) sur les mêmes questions abordées par le sondage, identifier les options possibles et présenter des recommandations au Comité de direction du CCA. Une analyse préliminaire des résultats de l’enquête a été préparée par les membres du comité (disponible en anglais seulement). Un rapport présentant les résultats de la réunion ainsi que d’autres documents pertinents à la réunion seront mis en ligne, en français et en anglais, sur le site Web du CCA un mois ou deux après l’évènement.

Vingt participants prendront part à la réunion de février à Ottawa. Nous avons tenté d’atteindre un équilibre régional et sectoriel de la communauté archivistique canadienne lors du choix des participants. Ce faisant, nous sommes conscients que la réunion sera composée d’un groupe plutôt restreint de participants pour discuter d’une question importante, mais nous étions limités par des contraintes budgétaires et logistiques. Les résultats du sondage ont bien démontré l’engagement des archivistes canadiens sur cette question. Quelles que soient les recommandations qui découleront de la réunion, le sondage aura constitué la première étape (et non la dernière) du processus de consultation auprès de la communauté, et d’autres occasions de contribuer se présenteront au moment d’aborder la question de l’orientation future des normes de description archivistique au Canada.

Nous remercions Bibliothèque et Archives Canada non seulement pour son soutien financier et logistique, mais aussi pour la salle de réunion qu’ils nous offrent à titre gracieux. L’événement sera enregistré sur bande vidéo, et l’enregistrement sera mis en ligne par la suite accompagné d’un résumé bilingue des discussions. À cette fin, les observateurs seront tenus de signer un formulaire de consentement pour l’utilisation du matériel audiovisuel. La salle de réunion peut accueillir un maximum de 20 observateurs, et nous sommes également à la recherche de quelques bénévoles qui seraient disposés à communiquer les points forts de l’événement sur Twitter (#RADMeeting16). Toutes les personnes intéressées à assister à la réunion doivent confirmer leur présence auprès du CCA par courriel (ialain@archivescanada.ca) avant le 27 janvier.

Cordialement,
Richard Dancy, CCDA (radancy@sfu.ca)
Christina Nichols, CCA (cnichols@archivescanada.ca)